7 cose che devi sapere sullo smart working [2022]

L’Italia ha introdotto lo smart working nel 2017, ma solo dopo la pandemia si è iniziato a parlarne. Analizziamolo insieme.

1. Cos’è lo smart working

Secondo il Ministero del Lavoro, “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

Possiamo considerare 3 punti:

• flessibilità organizzativa
• volontarietà delle parti
• strumentazione idonea

Inoltre si garantisce parità di trattamento economico e normativo rispetto a chi lavora “in presenza”.

2. Come è regolato lo smart working?

La Legge 22 maggio 2017, n.81, disciplina lo smart working o anche chiamato lavoro agile. In particolare l’articolo 18 definisce la definizione riportata in precedenza. Il comma 3 riporta inoltre che “queste disposizioni normative si applicano anche ai rapporti di lavoro alle dipendenze della PA.

Di smart working, però, si è iniziato a parlare solo con l’emergenza covid-19 e con le misure attuate per facilitare l’accesso a questa modalità di lavoro. Abbiamo una serie di normative tra il 2020 e il 2021 atte a regolare il lavoro agile, sia nel settore pubblico che in quello privato.

Lo smart working viene inserito come modalità di lavoro obbligatoria dove è possibile con il Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18. Ciò è stato prorogato fino al 31 luglio 2021 per il settore privato, poi solo facilitato fino al 31 Dicembre 2022 con il Decreto Aiuti Bis.

Per il settore privato è stata introdotta la procedura semplificata valida fino al 31 Dicembre 2022. In breve, non è necessaria la stipula dell’accordo con lavoratore, ma basta compilare un modulo da inviare al Ministero (invece di dover inviare tutti gli accordi con i singoli lavoratori).

3. Chi ha diritto allo smart working?

Possiamo individuare 3 categorie.

3.1 Lavoratori fragili

Sono i lavoratori in possesso di disabilità con connotazione di gravità.

• anziani
• pazienti immunodepressi
• pazienti oncologici
• pazienti con terapia salvavita

3.2 Genitori lavoratori del settore privato con almeno un figlio minore di 14 anni

I lavoratori che hanno almeno un figlio a carico sotto i 14 anni possono richiedere lo smart working. Alcune precisazioni:

• entrambi i genitori devono lavorare
• non devono percepire aiuti statali
• solo un genitore può fare richiesta

3.3 Lavoratori del settore privato

La proroga riguarda anche lo smart working semplificato per cui non è necessario l’accordo individuale, ma l’azienda è solo tenuta a comunicare la lista dei dipendenti che hanno mostrato la volontà di lavorare con questa modalità.

Scaduto il termine del 31 Dicembre 2022 si tornerà alla procedura ordinaria di cui al D.M. n. 149 del 22 agosto 2022, ovvero bisognerà allegare e sottoscrivere l’accordo con ogni singolo lavoratore.

4. Dove si può fare smart working?

La legge lascia al lavoratore la piena libertà nella scelta dello spazio di lavoro (sì anche in spiaggia). Questo si sposa con la filosofia di questa modalità che punta molto di più sui risultati, responsabilizzando il dipendente.

4.1 Bisogna comunicare il luogo da dove ci si connette?

Non vi è alcun obbligo di comunicare all’azienda il luogo in cui si lavora da remoto. Da ciò deriva che allo stesso modo non serve chiedere un’autorizzazione (per esempio per lavorare in dall’hotel).

Ovviamente possono esistere alcuni accordi individuali tra datore di lavoro e dipendente per quanto riguarda lo smart working (prestazione ibrida, reperibilità ecc).

5. Perchè lavorare da remoto?

Questa modalità di lavoro presenta evidenti vantaggi, ma anche alcuni svantaggi. Vediamoli insieme.

5.1 I vantaggi

I dati della ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, relativi al 2019 mostrano alcuni elementi interessanti.

I benefici principali derivati dall’utilizzo dello smart working sono:

• miglioramento dell’equilibrio vita professionale/privata (46%)
• crescita della motivazione dei dipendenti (35%)

5.2 Gli svantaggi

Il non poter incontrare i colleghi di persona può avere degli effetti negativi come la sensazione di solitudine.
Inoltre molte persone non dispongono di uno spazio adeguato per lavorare da casa e di conseguenza devono recarsi in un luogo diverso.

6. Telelavoro vs smart working

A tale riguardo è bene sottolineare che non sono la stessa cosa.

7. I 5 migliori tool per lo smart working

Se hai intenzione di iniziare a lavorare in remoto hai bisogno degli strumenti giusti. Ecco qui una lista dei più utili:

Strumento di archiviazione di Google.

• Funziona su qualsiasi piattaforma e dispositivo
• Puoi condividere i tuoi file
• Più persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso documento

Calendario online di Google. Con questo strumento puoi:

• Pianificare le attività
• Sostituire il calendario cartaceo
• Condividere con i colleghi le attività pianificate
• Segnare le ferie/assenze
• Inserire appunti

Software di task-management per gestire la to-do list giorno per giorno. Ti permette di:

• Creare delle bacheche 
• Suddividerle per progetto
• Assegnare task ad altre persone
• Inserire descrizioni, commenti
• Allegare file

Software di messaggistica istantanea. Con Slack puoi:

• Creare canali diversi
• Suddividere le chat per progetto e/o cliente
• Chattare privatamente
• Caricare file utili
• Collegare altre app come Trello
• Collegare il tuo sito web per chattare con gli utenti

Software di Google per organizzare meeting online. Alcune features:

• Collegare Google Calendar
• Condividere il link per entrare
• Non serve iscriversi per partecipare alla call
• Funziona sia su desktop che su mobile

Lo smart working al 100% nel futuro?

Questa è la modalità del futuro? Lo Abbiamo chiesto ai nostri lettori con un sondaggio.

L’87% ha mostrato la volontà di lavorare da casa, con 45% in modalità ibrida e 43% in full remote.

Questo conferma il trend positivo dello smart working in Italia, ma le aziende sono pronte per il futuro?

Digitalizzarsi è quanto mai più importante in questo periodo e allo stesso tempo sempre più lavoratori preferiscono lavorare da casa piuttosto che guadagnare di più.